提升生產力的 6 種方法

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還在煩惱一天 24 小時不夠用嗎?是時候改變工作習慣了。美國時間管理專家 Shari McGuire 在其著作中詳列 101 種有效提升工作效率的方法,只要從日常工作的各方面省掉一些時間,一整天下來就能騰出更多閒暇。掌握其中 6 個較快捷的方法,你就有更多時間約會或做更重要的事情。

1. 設短會議時間

策劃會議時,應有策略地安排時間。不要把會議安排在 11:00,而是 11:10。大部分的會面都在整點開始和結束,在這之間安排 10 分鐘的緩衝時間,可以讓人有足夠時間喝水或上廁所,而避免耽擱其他人的時間。此外,設定的會議時間宜縮短,加上會議通常拖延 30 分鐘或 1 小時,原定 15 分鐘的會議很大機會拖延到 30 分鐘才完成,所以下次安排會議時,你知道該怎樣做了吧?

2. 偶爾「得過且過」

不要總是追求完美,夠好就該停手了。准許自己讓某些事情「得過且過」,譬如刪掉堆積已久的舊郵件和以各種顏色標記的舊文件。時間管理專家 Peter Turla 提到,隨著產量增加,工作能力會隨之下降。就算你確實能夠令事情做得再好一點,反而是浪費時間的表現;把相同時間花在其他事宜上,會更用得其所。當然這個策略並不能套用在所有事情,總有些事情你必須付出 100% 的努力。

3. 限制用電郵

如果檢查郵件是你的例行公事,記得限制自己每日只可檢查幾次。在訊息中加上註腳,提醒對方要是事情緊急可致電給你。與此同時,要把電郵提示關閉,因為你每次工作被中斷時,便失去 20 分鐘的生產力。此外,你應適時拖延回覆某部分電郵。若電郵牽涉變動的情況,或不需要參與也能夠解決時,把它暫時擱置,甚至有可能不用你再跟進。而且部分人會提問瑣碎問題,拖延這類郵件可逼使其主動找答案。

4. 節省通話時間

一邊檢查電郵一邊通話聽起來節省時間,但事實上卻增加了工作量。因為談話其實分散了注意力,令你花更多時間閱讀郵件,所以打電話時記得關掉電腦熒幕。另一個策略是在餐前打電話,因考慮到還要吃飯,對方就不會拖長通話時間。

5. 避免過分干預下屬工作

監督下屬時,訂立固定的時間(例如早上 9 至 10 時)指導工作,他們會主動累積問題,而且更有機會自己解決問題。另外,要讓員工嘗試失敗。給予他們自己學習的機會,你便不用每一步也操心,同時省下更多時間。

6. 有效維繫人際網絡

在維繫人際網絡上,頻繁的小接觸比一封冗長的電郵來得更有效。簡短的定期聯繫更有利於建立關係。具體來說,轉發文章給對方,甚至加一兩句評論,會顯出你想到對方而且樂於幫助他,況且這項策略並不需要投資太多時間。