包大人:大型體育活動公關 —— 台上一分鐘,台下十年功

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從化馬場舉行速度馬術比賽。 圖片來源:香港賽馬會

大型活動公關不易做,從安排人流、物流,到確保公眾安全,又要帶出活動特色,讓各人盡興,每一環節都不容有失。處身其中,公關同業的角色非常關鍵,稍有疏忽,大型活動的安排分分鐘引發危機,破壞整個活動的效果。

今次,筆者就想以大型體育活動為例,分享公關同業的工作。絕大多數大型體育活動都涉及運動員、觀眾、各界傳媒、後台工作人員等不同人員,同時又多是跨境活動,因運動員和傳媒都可能來自不同地方,公關要留意的細節特別多,真是「台上一分鐘,台下十年功」。

第一,最先要考慮的是這個活動要請哪些傳媒,除本地傳媒,還會邀請哪些外地傳媒,是集中邀請體育版記者,抑或加上其他版的記者?這視乎活動要帶出的信息是甚麼?我們期望活動後,大眾留下的印象是甚麼?

這時必須細心衡量,同時也要留意活動場地的面積、設施可以容納多少傳媒,特別是活動現場的攝影區域,若比較狹窄,而攝影記者過多,容易引起混亂和不滿,事先必須好好規劃。假如邀請非體育版記者較多,則要多就體育專業知識和背景準備資料給傳媒,以供參考。

圖片來源:香港賽馬會

第二,初步確定傳媒名單後,就要安排交通、住宿等。本地傳媒的安排相對容易,但許多體育運動場地都在市郊,這時也要安排合適的交通方式,而外地傳媒則要更具體地安排出行路線、住宿,如邀請香港傳媒到內地訪問,要留意他們是否可以方便使用手機通訊、網絡等。

一大原則是,完全代入記者角色,去考慮他們從出發到參與採訪大型體育活動的當日,可能會遇到的麻煩和困難,然後逐一解決。在這方面,最近香港賽馬會在從化馬場辦的,第一次歷史性的純演示性速度馬術比賽,就辦得不錯,邀請好多香港行家和內地行家一同採訪,還記得給香港行家派手機 Sim 卡,聽講傳媒對安排都有讚無彈。

第三,不過無論事前如何籌備,大型活動的現場都會有各種混亂和突發事件,公關講求靈活性和隨機應變,最重要的就是現場「執生」。

如現場遇到突發事件,或傳媒的新要求甚至投訴,千萬不要照本宣科,或者只是根據預先準備的 line-to-take 去應對,而是要重新審視現場環境,就當時的處境,重新計劃最好的應對方案。

一場大型活動可能只是舉辦數小時,最多一天,但分分鐘存在變數和危機,公關同業必須事先完美籌備,當日靈活應對,才可確保活動本身的安排不會變成新聞,讓公眾和傳媒的焦點,落在活動的主角身上。

※ 此欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※
包大人 關公論戰

包大人,資深傳媒人,同關公外型相似,日日面燶燶。閒時最喜歡觀察時事,研究各大小政客關公拆彈化粧攻略……