高效工作:辦公室是如何崛起的

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攝於 1936 年,位於美國的一間辦公室。 圖片來源:Harris & Ewing/The Library of Congress

出名工時長的香港人來說,辦公室也許是囚禁肉身之處。而近年興起的 Home Office,看似自由得多,為不少人所憧憬。但其實中世紀時,在家辦公才是主流。而辦公室的崛起,則為了應付社會發展及工作需要,其後成為文職工作的主要場所。

相較中世紀前在家工作的模式,辦公室的出現與普及是為了提升人的工作效率。現代辦公室源於政府、貿易公司及宗教團體等大型組織,面對日益繁重的事項,需要進行大量文書工作,設置辦公室是處理工作的有效手段。

辨公室的雛型可追溯至中世紀。從 Sandro Botticelli 的兩幅同名畫作 Saint Augustine in His Study 所繪,分別顯示了聖奧古斯丁(Augustine of Hippo)不同的「工作站」。中世紀時,教會為神職人員安排安靜的空間,以便他們專心研究或抄寫經卷。其後,政府、貿易公司及宗教團體等大型組織,因需要進行大量文書工作,也陸續設置了辦公室。

Sandro Botticelli, Saint Augustine in His Study (1480)。 圖片來源:Wikimedia Commons
Sandro Botticelli, Saint Augustine in His Study (1490–1494)。 圖片來源:Wikimedia Commons

辦公室發展源流雖早,但在當時仍屬罕見,多數人還是在家進行作業。據 Home: The Short History of an Idea 作者 Witold Rybczynski 在書中指出,17 世紀是辦公模式的轉捩點。當時,阿姆斯特丹、倫敦和巴黎中不少律師、公務員和新行業的專業人士也開始在辦公室工作。辦公室與家庭之間浮現出文化差異 —— 前者代表工作,後者代表舒適、私隱以及親密關係。

部分銀行巨頭如霸菱(Barings)及羅斯柴爾德家族家族(Rothschild),當時仍選擇繼續在家作業,但亦已無法阻止辦公室這股世界潮流。在 19 世紀至 20 世紀期間,從芝加哥和紐約的傳統大樓,到戰後的企業園,辦公室的設計不斷變化,日益專業,工作與家庭的界線也愈來愈分明。

與此同時,不同管理理論亦對辦公室發展產生影響。現代理論家將辦公室比擬為工廠般的環境。美國「全國辦公室管理協會」(National Office Management Association)創辦人 William Henry Leffingwell 於 1917 年所著的 Scientific Office Management 一書中提出,工作是可以規範及以科學化來計算的生產,如此一來,辦公室的每一項設計、擺設,均以提高生產力作目的。

技術變革也影響了辦公室。19 世紀初,電報、留聲機等發明湧入,改變了工作和辦公室設計的概念。如通信技術的進步,使辦公室與工廠、倉庫毋須再合併選址。藍領階層開始亦撤出辦公室,從此辦公室與文職工作幾乎劃上等號,持續至今。乍看之下,選址似可更靈活,但在美國,選址變得卻更為集中;香港亦有不同的「寫字樓區」。

經常坐在辦公室工作也許不是一件樂事。然而,拉近人與人的實際距離及增加相互接觸,有利於提升辦公效率及合作性。深明此道的管理者,怎會輕易放一眾打工仔回家工作?除非你享受獨自工作的樂趣,或你的工作就是要求獨自完成;否則請記得準時起床。