致熱衷加班的你:做得少才有好表現

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Morten Hansen 作為加州大學柏克萊分校的管理學教授,致力尋找促進工作表現更好的因素。為此,他研究多達 5,000 人,從工人到企業的高級經理,希望找出造成各人工作表現有異的原因。結果 Hansen 得到的答案,可謂出人意表:「我沒想到工作表現最好的人,他們都做得很少。」

Hansen 表示:「我們一直以為,應該是相反才對吧?稱得上工作優秀的人,應該是從早忙到晚,同時負責 5、6、7 個項目,參與的會議一個接著另一個。但我們都搞錯了。真正能幹的人,是能夠將工作排列優先次序,僅專注於一兩件需要你全力以赴的事。」他強調工作時間長一點,確能提升表現,但只限於一周 50 小時左右。超時以後,質量只會下降甚至惡化。

不過,光是少做這一點,當然無法令你突飛猛進。Hansen 指出,能成為最佳員工的人,都是極度專注,並形容這種工作態度為「做得少而沉迷多」。他從新書 「Great at Work: How Top Performers Do Less, Work Better and Achieve More. 」精選以下 6 條法則,讓你學以致用,在職場步步高升。

1. 做事貴精不貴多

根據 Hansen 的研究,集中處理幾件重要事項的人,較職能廣泛的人明顯擁有優勢,表現能提升 25%。但要做到專注,講求一定程度的自律,以及對老闆同事說「不」的能力。Hansen 的建議是:「按事情的輕重緩急,排列出大概 10 項待辦項目,然後刪去較次要的 7 項,並對自己說『我要集中處理頭 3 項』。」然後試圖延遲處理、委託他人或重新思量被刪的 7 項。

2. 錯誤中反覆嘗試

Hansen 提倡一套名為「學習循環」的系統,即試做一些事情,得到回饋、反應,隨之修正行動,再試做一次。他指出這套反饋系統最為有效,譬如你需要每周主持一次會議,就請其他與會者評估你的表現,讓你下周能因應意見改善。犯錯不要緊,唯有從錯誤中學習,方能讓自己做得更好。

3. 熱情意義都重要

你對工作的熱誠多少,不只關乎個人幸福。Hansen 的研究顯示,熱誠並不限於個別工種。對一些人來說,從工作中尋找快樂,意味著與同事或顧客保持良好的關係。重要的是,把工作的熱誠與意義結合起來:「所謂的意義是,做些甚麼能幫助他人,又能給這世界一些甚麼?」

4. 由被動轉為主動

與人共事不能一廂情願,指望他人都按自己的意思行事。若從傳統的管理學觀點來看,你該運用人格魅力,改變對方的思想。不過,Hansen 直斥這種想法「錯得離譜」。他指出,用明示、具說服力的論據或聯手的方式,亦能將同事變成合作伙伴。

5. 開會應開得其所

Hansen 批評,絕大部分公司都是「開錯會」,甚至直言:「面對現實吧,大家根本厭惡開會。」他的研究顯示,69% 受訪者認為開會毫無效率可言。 所以他主張「開會應該只有一個用途,那就是與同在房內的人激辯」。他認為:「如果你要發布消息,或是交換資訊,用電郵就好。」

6. 平衡自律與合作

有些人像是獨行俠,做甚麼都堅持一手包辦;有些人卻愛埋堆,工作、閒時都要三五成群。Hansen 指出,兩種方式都有問題,前者與人缺乏溝通交流,後者則整天開會浪費時間。「兩者皆是罪過,他們以錯誤方式工作,沒有生產價值。」學懂取得平衡,既不被人耽誤,又能得人相助,自然能夠做得少而做得好。