設計未來辦公室,讓同事在線上「巧遇」?

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圖片來源:Robin Utrecht/SOPA Images/LightRocket via Getty Images

隨著各公司計劃迎接後疫情的未來,多數公司都要設想出一種「在辦公室」和「在家工作」的混合工作模式。軟件公司 Workday 的人力資源總監 Ashley Goldsmith 認為,未來的辦公室「更像是一個員工可以與同事進行合作的基地」。創造力將是決定員工如何度過一天的考慮因素之一:是要在辦公室組團解決問題,還是在家不受干擾的專注工作。

倫敦商學院(London Business School)管理實踐教授 Lynda Gratton 表示,經理們對辦公室能產生的創意過度樂觀。「別裝了,年輕人永遠不會在辦公室裡巧遇 CEO。」不過,她認為創造一種環境,讓點頭之交在網上聯繫有其好處。

最近,她的顧問團隊代表電信集團愛立信主持一場大規模的線上討論。據估計,72 小時間有 1.7 萬名員工參與,發表 2.8 萬條評論。主管們即時過濾談話內容,然後分析數據,擬定主題並提出建議。所有對話對所有參與者開放,他們想參與多少就參與多少。這意味著歐洲愛立信 CEO 可與在印尼的 IT 顧問討論工作的新方法。

去年,Dropbox 也首次在網上舉辦了一年一度的「全球黑客週」。鼓勵員工從日常工作中抽出一週時間設計專案。虛擬會議促成層級更高的跨部門和跨區域協作,以及比以往更多的項目。

不過,保險集團安盛的前瞻部門主管 Olivier Desbiey 表示,線上腦力激盪工作坊需要準備得更充分。「人們傾向於一個接一個禮貌的說話,而不是給對方的想法反饋。」他舉了一個關於未來保險業網上討論的例子。參與者會事先收到閱讀材料,並需要準備一些意見。

他表示:「通常,過去需要聚在一起半天的工作坊,將變成 90 分鐘的線上會議。」線上腦力激盪工作坊使用的工具包括數碼白板 Miro,用虛擬 memo 醞釀意念和透過應用程式 Klaxoon 投票。

微軟首席研究員 Sean Rintel 表示,長期來看,科技將有助於培養創造力。使用 AR 或 VR 設備「彌合實體與數碼的鴻溝,改善遙距會議和未來混合會議,可能打開了遠距離彼此接觸的可能性,這遠遠超出物理上的可能。」這類科技或包括匿名提案,如此判斷某一構想的好壞,就可以回歸構想本身的價值,而不用看提出構想的是誰。

然而布萊頓商學院(Brighton Business School)資深講師 Paul Levy,對科技公司試圖創建虛擬的邂逅空間(如網絡會議的「休息室」)持懷疑態度。「我非常懷疑我們能否開發一套『巧遇』的演算法。」