疫後復常,眾多改變卻無法逆轉。在家工作成為部分僱員的常態,即使回到辦公室,員工也未必保得住自己專屬的辦公桌;辦公室變成 Co-working Space,無可避免削弱員工歸屬感。究竟如何平衡得失,成為員工、企業與設計師的共同課題。
很多員工都習慣把專屬的辦公室位置,當作是自己的「第二個家」,可能以盆栽裝飾、擺放喜愛的動漫模型、貼上家庭照等,令冷冰冰的辦公環境,變成彰顯自身個性的空間。由於其他同事都有固定位置,同事之間就形成某種「鄰里關係」,增強員工對辦公環境的整體熟識感。
美國卡尼基美隆大學(CMU)商學院助理教授 Sunkee Lee 接受英國廣播公司(BBC)訪問時指出,過往研究表明,員工的「地方認同感」增強,對公司的歸屬感亦會相應提高,同時有利同事間合作,最終可刺激生產力。「在工作場所擁有自己獨特身份和個性,意味著能夠表達自己,使員工有被認可的感覺。」
就像走進圖書館溫習
一場疫情卻改變這種工作文化,很多老闆認為辦公室變得可有可無,混合辦公環境(Hybrid Workplace)成為新趨勢 —— 員工可自由選擇是否在辦公室工作,但辦公室會變為共享工作間,員工不再擁有專屬桌面,放工後要把個人物品帶回家。這無疑可縮減辦公室面積,為企業節省開支,但對員工的負面影響也顯而易見。
不但辦公環境變得陌生,與同事的關係也會大打折扣,Lee 指出同事一起交談、抱怨和慶祝的機會大幅減少。員工每次進入辦公室,都要應對無常而短暫的工作環境,甚至要為找個理想座位苦惱,坐在身旁的每每是不熟識的同事,容易因此產生壓力、焦慮和疲累感覺。Lee 更進一步解釋:
這像走進圖書館溫習:你可能順利完成工作,但那是毫無人情味的空間,你永遠不會覺得是自己的空間。
當然,管理層亦注意到員工士氣下降,很多公司為此聘請設計師,思考如何改善後疫情時代的辦公室空間,以重新注入人情味。倫敦設計和建築公司 Gensler 總監 Chris Crawford 認為,就像船隻靠岸需要下錨,員工亦要有錨定自己的地方,但辦公桌將不再是關鍵。
他認為可以由建築設計入手,讓員工將整個辦公室視為可自由走動的空間;假如辦公室有不同樓層,可興建開放式樓梯連接不同工作空間;以儲物櫃替代辦公桌,作為員工存放個人物品的地方。很多設計元素都可以改變空間的氣氛,例如在需要深度專注的工作間,加設溫暖燈光和發出柔和聲響的佈置。
為更了解員工需要,部分英美企業主動徵詢員工意見,以了解他們心目中的辦公環境。員工甚至可參與設計會議,就未來空間佈局表達意見,以致整個設計流程都得以民主化。
Crawford 深信,傳統辦公室空間已經過時,在新混合辦公環境中,整個辦公室經過精心設計,讓員工可以有不同的體驗;個性化不再意味著員工用心裝飾自己的辦公桌,而是辦公室要提供多樣工作空間,讓員工自由選擇屬於自己的工作模式。