ExplainerHK:Powerpoint 業績報告大改造 —— 專門給會議後 Share 的簡報 PDF

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圖片來源:Microfile.org/Shutterstock

上一篇專欄文章中,我們重做了東方海外業績簡報的圖表,並談到如何製作 PowerPoint 簡報,得到一些讀者很好的反應。這一次,與其只改簡報的 1 頁,我們就選取新創建集團 2023 年度,中期業績分析報告的 Powerpoint 簡報,進行一次大改造。這份簡報有 30 多頁,我們改造了開首 5 頁,試著如何擺脫 Powerpoint 預設,以及洗走中學生做簡報的味道。選用這份中期業績簡報,因為其內容其實做得很好,十分實在,用字以及邏輯也清晰,只要在設計下一點功夫,便能畫龍點睛,達到一流簡報的效果。

風格的統一不應只是字體及顏色

要在 PowerPoint 設計中顯得專業,我們就必須超越 PowerPoint 的預設模板。預設模板是任何中學生或小學生都知道如何使用,這就是為甚麼每間大公司內部除了 PowerPoint 模板之外,都會有詳細的設計指南,當中不僅涉及字體和背景顏色,還列出不同的設計元素的細節,以及它們應該如何和何時使用。這份新創建的簡報的確使用了模板,但頁與頁之間沒有保持一致。只看我們將會改造的第 1 至 4 頁和第 6 頁,以下是一些例子:

第 2 頁
第 3 頁
第 4 頁

以第 3 頁為例,右上角有一個淺藍色圓角長方形作底(圓角也有點太大了),但底部卻用另一個虛線長方形作底。為甚麼有時是圓角有時是虛線,當中邏輯並不明顯。轉到第 4 頁,就有 4 個另一種淺藍色的長方形,並之前沒有用過的陰影效果。雖然用的圖示與之前第 2 頁一樣,圖示明顯變粗了,也用上整份簡報其他地方未能見到的橙色、深藍色、深綠色及黃色。(當然,這 4 種顏色是 PowerPoint 的預設顏色)。這些設計本身都沒有錯,但背後的理由並不清楚,看來也不一致。

再看看要點(Bullet point)使用的符號。在第 2 頁,新創建的簡報使用了一些箭頭符號(➢),風格與整份簡報並一配搭,也是 Microsoft Office 常用的預設之一。在第 3 頁,簡報使用了剔號(✓)。在第 4 頁則是圓點(·)。在第 6 頁(「Continuous Return to Shareholders」),又變成了箭頭符號(➢)。缺乏了一致性,便令人馬上看得出是不同頁數是不同人做出來,只是有人最後把他們的頁數拼在一起。

甚麼是業餘 Powerpoint 的味道?

除了頁與頁之間的一致性,Powerpoint 簡報設計常有一些元素會讓人看起來覺得業餘。是字體和顏色嗎?除了 Comic Sans 之外,大部分 Microsoft Office 預設的字體,例如 Arial 都沒有問題。很多人認為如果選擇了一種特別字體就完成設計,這就錯了。好的,以下是一些例子:

  1. 沒有理由地使用斜體和底線:自從 Microsoft Office 推出以來,一直有 3 個常用文字效果:粗體、斜體和底線。如果你看到有人將這 3 個或其中兩個一起使用,你幾乎可以肯定這不是專業。粗體通常用於標題和副標題。那斜體和底線呢?它們有正當的使用場合(又要在另一篇再說),而「為了看上來與其他文本有點不同」並不是一個好的理由。例如,第 2 頁的 Vision、Mission 及 Value 都用上了斜體。要突出這 3 個公司價值,除了按上 Shirt-I 使用斜體以外,還有很多更好的設計選擇。
  2. 沒有留意要點的符號:正如我們剛才指出,這個符號(➢)往往不是在 PowerPoint 簡報上的列出要點時的最佳選擇,除非你的字體是襯線體(Serif),即是例如 Times New Roman 那種字形,筆畫起始末端有點裝飾細節。這個符號往往更適合用於正式的 Word 文件。選擇適當的符號去配搭整體主題很重要。
  3. 三維(3D)圖表:幾乎所有的三維圖表都不理想,三維的性質不能幫助專業地傳達任何信息。很多時候,選擇三維圖表只是為了「好看」一點。以下第 6 頁的圖表效果,就有點格格不入,也削弱了這一頁想傳達的三點資訊。
  4. 過度的效果:在 PowerPoint 中添加更多的視覺效果,對初學者的確是很誘人。但是重點要想一想使用的邏輯。陰影、反射(Reflection)、發光(Glow)、三維、邊框(Border)都可以使用,但必須有理由及保持頁與頁之間的連貫。上圖第 6 頁的黃色大箭嘴是一個好好的例子。

改造的重點:貫穿每一頁的統一性

在這一次的大改造,可以說的細節很多,但我們想專注於整體大主題,並將這些原則放在每一頁上:

  1. 顏色主題:在我們的改造中,使用了更加充滿活力的顏色來增加動感,用了很多橙色和紫色。至於每一頁的標題,就選用了白字加上鮮紅色作背景色,令每一頁的標題都成為第一項吸引讀者注意的東西。這 3 種顏色,都是新創建公司標誌上的色彩。背景不是白色會如予人不專業的感覺嗎?這與專業與否無關,很多國際大公司的年度報告都會選用鮮色或深色作背景。
  2. 突出大小優先次序:這是改造中最重要的一點。對於任何視覺設計來說,其中之一最重要的考慮因素,就是確保觀眾會先看到甚麼,後看到甚麼。透過字體大小及顏色,我們確保最重要的信息,也就是標題,是最容易看到,接下來才是副標題,之後再是內容。例如在第 2 頁中,我們放大了圖示,這樣每個人都可以更清楚地看到有 3 個方向,而每個方向的詳細內容不需要放得太大。同時,我們改變了第 3 頁的佈局。2023 第一季已完成的,和未來目標,是屬於同一類:一個是已完成的,一個是將要完成的。所以我們將兩者都對齊在右側。在第 4 頁,我們省去圓形的 4 個支柱設計。以單獨一頁來看,這設計是清晰的。但整個簡報,有時是將業務分成 3 塊,有時是 5 塊。所以最後決定保持簡單,省去了有關設計。
  3. 空間留白:一個小事情,但在設計上卻能產生很大的影響。我們不需要在每個頁面佔用所有的空間,應該放心地留下一些空間。如果認為空間太多,令到設計變得單調,那麼就可以加上一些簡單線條,例如我們在每頁的空間都加上圓形線條,既可填補空間,又可增強整個文件的連貫性。當然,更好的做法是用上與品牌有關的線條圖案。例如新創建集團的公司標誌是用了波浪形線條,如果這份文件使用同樣的波浪形線條,將更能加強品牌形象(基於版權所限,我們未採用有關方案)。
  4. 省去所有不必要效果:不要使用 3D 效果、隨意使用斜體或底線、隨意加陰影或虛線框。每個頁面的風格都要保持一致。

以下是在應用了這些原則後,我們所得出的成果:

要考慮簡報 PDF 會怎樣在會議後分享

現今上班或上學,每次簡報會議後,幾乎可以確定主講人需要分享 Poweroint,而與其分享 pptx 檔案,分享 PDF 通常都較常見及安全。與會者可能會重溫,沒有專心參與會議的人及缺席會議的人會事後看 PDF 追趕進度。如新創建這份中期業績分析報告,更會放上網上供公眾查閱。如果要追求更理想的簡報設計效果,我們也必須考慮這些在簡報會以外的讀者體驗。

在上面的改造中,運用了照片和不同元素跨越了每頁,令頁與頁之間在視覺上相互連接。例如,第 2 頁的頂部是第 1 頁使用的照片的延續。這種設計使得頁數之間的流動更加流暢,如果您以 PDF 格式打開此演示文稿,您會很容易留意到沒有反復出現的相同格式,由上至下滾動,有一點像網頁設計,容易由上至下閱讀。同時,每一頁是有著高度的一致性,又可以獨立地閱讀或播放。

我們選擇了改造這份新創建的報告,僅僅因為報告內容很好,但只是在設計方面有些改進的空間。如果您有希望看到如何改善圖表或 PowerPoint 的問題,或有其他例子要改造,歡迎聽到你們的意見。

前後對比

※ 此欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※

與很多從事設計的朋友不同,ExplainerHK 的團隊成員大多都是來自科學,工程和金融背景。著重邏輯的訓練讓我們對數字更敏感,對設計原理更執著。