外國開會 dos and don’ts

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各處鄉村各處例,不單只飲食、談吐、打扮等風俗習慣,就連開會傾生意,每個國家都有自己一套。即使你英文流利如真.ABC,如果與外地人士共處會議之中,卻不諳對方的禁忌,因而產生誤會,令合作或交易告吹,造成巨額損失,實在因小失大。

顧問公司 Integreon 的 CEO Robert Gogel 認同「知己知彼,百戰百勝」,在開會前應先摸清與會者的文化背景。英國廣播公司就歸納出 5 種外地開會的特點,令你與來自五湖四海的伙伴或客人交流,都可以得心應手。

請跟足 schedule:
日本、德國、奧地利

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3 點開會,3 點半才到齊。香港人或習以為常,但在座若有日本人,請務必守時。在他們眼中,提前到場,當然盡顯誠意,而提前結束,更是效率的表現。如會議超時,多數被視作生產能力低,連帶與會者都會被視為手腳慢。在德國和奧地利,開會亦要準時「收工」,逾時未完多代表溝通失靈。

我不 brainstorm:
中國、台灣、馬來西亞、新加坡

在西方國家,開會的目的不在吹水,而是通過討論,希望迸發出更好的方案,但在部分亞洲國家,開會通常只是「走過場」,決策者心裡早有定論,容許改變的空間其實並不多,一眾無權「話事」的下屬,坐在會議室內,其實跟人大政協、立法會一樣,不過是為了舉個手附和一下,既保了領導的面子,亦保住自己的飯碗。

可自出自入:
意大利、西班牙、法國

在意大利、西班牙和部分法國地區,開會不要求所有人「齊坐齊走」,與會者可以按自己的日程,決定出現和離席的時間,遲到早退,相當自由。所以在會議途中,有人出又有人入,千萬別大驚小怪,更別以為對方缺乏興趣才提早閃人。

零廢話:
芬蘭、瑞典

天氣如何、比數幾多…… 這些破冰話題,對芬蘭和瑞典的人來說,卻是開會的廢話,只會拖慢進度和浪費時間,所以無關會議的內容,請一律吞回肚內。在部分北歐國家,會議期間出現長達 1 分鐘的停頓,亦是當地的習慣,用來深思他人的發言,所以記住「咬緊牙關」,別插把嘴。

不說清道明:
南韓、德國

與韓國人開會,先要理解他們的發言次序,因為就算是同一團隊,會上說話的先後,亦要論資排輩。打頭陣的,一般都是最 junior,而壓軸的則是決策者,以一槌定音。而在德國,開會亦不愛說清道明,明確表達自己的喜好,需要與會者自己「參透」揣摩。