黃宣游:Presentation 第一戒 —— Show, don’t tell.

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PowerPoint 內置的「文字藝術師」,是不少學生的共同回憶。 圖片來源:Microsoft

近年來,筆者相繼受到不同的機構和學院邀請,舉行分享有關簡報設計技巧的講座,其中也包括 *CUP。教學對象五花八門,有準中小學老師、設計系學生,也有準備向私募基金集資的企業主管;不管對象為何,眼看這類課程的需求愈來愈大,也算是香港普及設計的一絲曙光。

如果 Presentation 是「外功」,Slides 便是你的「內功」,這比喻尤其體現在教育行業。還記得剛成為講師的第一天,學院同事為筆者講解任教課程的內容,並給了我一隻「手指」將課程簡報等文件「抄」至手提電腦上,說道:「呢啲係我哋以前整落嘅 PPT,你可以照用,如果有時間就 update 吓啦,無都唔緊要嘅。」接過之後,PPT 檔案勾起了我不少的回憶:長篇大論的教學內容,配合久違了的 PowerPoint「文字藝術師」,以及苦心卻又拙劣的 Office 過場動畫…… 這份目測跟筆者年紀相若的 PPT,實在不像一份會在設計學院出現的教材,哪怕講者飛天遁地,配合這樣的簡報瞬即自廢一半武功。

充滿回憶的微軟小助手 Clippy。 圖片來源:Microsoft Developer

究竟怎麼樣的 Slides 才可算是合格呢?我們必須先理解如何去做一個有效的 Presentation。美國學者 Albert Mehrabian 曾於 1971 年提出「7:38:55」法則,說明人與人的溝通之中,只有 7% 訊息通過言語或文字傳達,其餘 93% 是通過非言語方式傳達,當中包括使用表情、肢體、語氣和工具來營造氣氛,而在 Presentation 當中,最有效的工具便是 Slides。同理,既然文字訊息只應該佔 Presentation 的 7%,其在簡報中的佔比亦不宜過多,小時候把整篇講稿打散放置於 Slides 中的「傳統中學老師 PPT」可能是最壞例子。

其次,我們要分清內容資訊層級(Hierarchy of Information)的主次。先編排好講述內容的先後次序,對於規劃 Slides 的視覺層級(Visual Hierarchy)至關重要,因為當我們分好資訊層級,才可以決定選用何種視覺元素表示,如字型、粗幼、顏色等排版上的對比。簡單來說,視覺元素的變化不宜超過三個,否則觀眾容易失焦。此外,簡報內亦不應該直接出現太多數據,因為在理解講者講述內容的同時,要去消化數據,對聽眾是一個挑戰,所以我們一般改用資訊圖表(Infographics)將數據圖像化,讓演講內容和簡報視覺無縫配合。一個好的簡報能引人入勝,提高聽眾的接收與學習能力,惟以上的技巧細節需要經年的學習與實踐,未能盡錄。很多時候,教學機構往往只能安排 2 到 3 小時去做一個簡報設計的講座,筆者只能述其皮毛。

「精密到極致,就是極簡。」(Simplicity is the ultimate sophistication.)是 Steve Jobs 的格言,也是他每一個偉大發佈會的精神。 圖片來源:路透社

日後各位讀者如遇到精彩的「人 Slide 合一」Presentation,不妨給予講者多一點支持和鼓勵,畢竟台上一分鐘,台下十年功。

※ 此欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※
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筆者為英國回流創意媒體人,設計學院客席講師;並希望利用「圓融載物」專欄與讀者游走於美學與設計教育。