梁迪倫:企業家必須開會?

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這個世界時刻在變,尤其近這 10 年,科技日新月異,改變了很多人的生活。生活以外,其實更加大改變的是人的習慣,還有從習慣建立出來的新文化和價值觀。這 10 年內,在一家企業內變化最大的,除了是市場推廣的方式外,管理方式都改變了很多。明顯地,舊的管理方法逐漸被批評,反而愈來愈多新一代 CEO 提倡無為而治,相信並鼓勵員工自發性的上進,摒棄傳統擾人的 KPI 及層壓式傳遞命令、早會、以及匯報等。在香港當中尤為有名的當然是前一田 CEO 莊偉忠先生,絕對是這新派自由管理作風的表表者。

我沒有莊先生這樣前瞻的思維,我反而是從失敗中慢慢摸索過來,最終才把所有擾人的定期會議都宣布取消。幾年前,在我的公司由 5 人變成 60 人的時候,我時常有感政令難以完整傳達,部門之間往往出現誤會,前線同事對公司決策毫不了解,大家只顧低頭完成自己的工作,並不主動了解公司的發展方向和步驟。

於是,那時候我要求每月舉行一次例會,要求分店副經理以上職級的同事,每月在指定日子都要準時在早上 9 點前集合,然後由我去講解對上一個月公司的盈利狀況、新政策和公司未來方向等。那時候我深信大家都希望知道企業願景,因為你在一家公司打拼,怎可能對其前路不感興趣呢?可是,連續半年以來,我逐漸發現同事開會遲到、在早會時睡眼惺忪、叫大家提出意見時鴉雀無聲。結果總是由我演獨腳戲,滔滔不絕地講兩個小時,然後散會。很顯而易見的,半年後,管理質量並沒有提升,運作依然時常出現誤會。那一刻我便知道,其實在一個前線同事的眼中,這樣的早會並沒有任何吸引力,甚至有點擾人反感,只是職位上的責任而需要準時出現。

於是,我把每月例會改成每季例會,後來更取消了,只與分區經理級別以上的同事開會。再後來,甚至沒有定期開會了,而是有重要政策討論時才召開會議。相反,針對政令不通的情況,我改變了策略,選擇以小組形式到分店舉行快速的討論,只與各分店的重要同事會面,直接討論需要處理的問題。日子久了,他們養成了習慣,自己也懂得定時以小組形式進行交流,我便更樂得清閒,不介入他們的會議之中了。

開會不開會的問題,坊間議論紛紛,但不難看見愈來愈多管理高層提倡,把不必要的會議取消,把冗長的會議精簡。讓同事花時間在工作上,而不是在匯報上。而我認為創意行業很難取消所有會議,但服務業、零售業及飲食業等,應該以制定 SOP (Standard Operating Procedures,標準作業流程)來取代所有沒效果的會議。

※ 此欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※
梁迪倫 牧羊思維

梁迪倫,86年生,【牧羊少年咖啡.茶.酒館】創辦人。自 16 歲開始便放學到樓上咖啡店打工,工作至凌晨 3 點才回家。22 歲畢業後開始自己的咖啡店生意。26 歲創立香港首間旅遊主題咖啡酒館【牧羊少年】。咖啡、文字、旅遊,皆為他不可或缺的養分。

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